Populis migra sua infraestrutura de BPO para nuvem privada da Claranet

A Populis Serviços nasceu em 1990, como GLR Consultoria Em Sistemas Ltda., para desenvolver sistemas para a área de Recursos Humanos. A ideia era contribuir para minimizar conflitos e maximizar a interação no ambiente organizacional.

A primeira solução desenvolvida foi o Populis, software que permite a gestão da Folha de Pagamento com automação de processos por meio de workflows. A empresa era especialista em aplicações para RH e voltada para mainframes em grandes companhias, com o sistema sendo disponibilizado apenas on-premise.

Já em 2004, para aprimorar seus processos, a empresa deu início a um novo empreendimento: a Populis Serviços. Com início em 2005, a inovação era uma modalidade de negócio baseada em BPO (Business Process Outsourcing), ou seja, na terceirização dos processos operacionais da folha de pagamento, além de seu software atualizado.

De acordo com o CIO da Populis, Grenne Laureano Reis, a partir daí eles colocaram toda sua infraestrutura em um data center e começaram a oferecer seus serviços em cloud privada. Com mais de 30 anos de experiência no mercado e mais de 120 clientes, a empresa passava por um desafio.

A dificuldade de encontrar um bom provedor

Segundo Reis, até 2017 e 2018, a empresa já tinha trocado três vezes de provedor de data center. O desafio era então encontrar um parceiro que gerenciasse seus serviços de TI na nuvem com excelência.

“Até então, estávamos com um bom provedor que nos atendia bem, mas depois ele vendeu a solução cloud para outro fornecedor que começou a dar problemas. Nesse ínterim, já tínhamos contato com a Claranet. A partir disso, avançamos mais rapidamente a migração dos serviços com alguns clientes e, em pouco tempo, migramos toda nossa cloud para a Claranet.”

Assim, atualmente 100% de toda a operação da Populis, no modo SaaS, no ASP ou BPO completo para folha de pagamento está sustentada em uma rede de cloud privada da Claranet.

A razão para a escolha da Claranet é porque a empresa é pioneira no País quando o assunto é nuvem, com mais de 27 anos de experiência em grandes projetos de cloud computing. E a Populis é uma organização especializada em negócios de alta performance em ambiente de missão crítica.

O processo de migração

De acordo com o CIO da Populis, o processo de implementação da nuvem da companhia levou pouco mais de um ano. Com a dificuldade técnica do provedor anterior, o time resolveu acelerar o processo para ter mais segurança. “O processo foi bem tranquilo e transparente”, afirma. “Já estávamos acostumados com isso na Claranet, somos do ramo e nem deveria haver problemas, como de fato não houve. Foi tão transparente que os clientes nem sentiram a migração”, explica.

Além disso, o executivo destaca que a tecnologia em nuvem é indispensável para a empresa. O negócio já nasceu na nuvem, sua operação é descentralizada e seus clientes também, o que faz com que a Populis esteja praticamente em toda a América Latina.

“Precisávamos de uma solução que estivesse disponível o tempo todo e pudesse ser acessada de qualquer lugar. Se não estivéssemos em cloud, acho que seria inviável. Hoje é uma questão de sobrevivência. Não há como manter uma estrutura confiável e proprietária. Para trabalhar com o tipo de clientes que temos, precisamos de uma infraestrutura segura. Não conseguimos trabalhar sem um fornecedor como a Claranet por trás”, destaca.

O impacto da pandemia

Para a Populis, a chegada da pandemia não teve grande impacto. Logo no início o time de funcionários passou a trabalhar em home office. Como toda sua infraestrutura já estava na cloud da Claranet, o trabalho continuou normalmente. Reis explica: “O fato de a empresa estar em cloud nos deu a tranquilidade de nos mantermos 100% operacionais. Continuamos a trabalhar com a mesma performance, qualidade e eficiência”.

Com relação à segurança de dados, Reis garante que a plataforma da Claranet oferece toda a segurança dos dados de que a Populis precisa. Atualmente, todo o time trabalha em home office - a empresa fechou o escritório e passou a ter algumas posições em um coworking para reuniões eventuais.

Para estar conforme às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a Populis contratou uma solução para monitorar 100% das atividades de todos os dispositivos usados pelos funcionários.

Trata-se de uma solução que viabiliza o atendimento não só da LGPD como da performance do funcionário. “Passamos a monitorar o trabalho de nossos analistas para a conformidade à LGPD. A parte de segurança de dados já estava sustentada na nuvem. Mas, como não tínhamos o controle da utilização dos dispositivos usados por nossos analistas, implementamos o monitoramento”, justifica.

Cloud computing é sinônimo de sobrevivência do negócio

De acordo com Reis, a cloud computing é um caminho sem volta, seja privada ou pública. As empresas que não adotaram ainda terão de fazê-lo ou não sobreviverão no mercado. “Tanto é que quando a Claranet viabilizou a oferta de cloud pública, vimos uma saída segura para a adoção da nuvem híbrida. E pensamos em dar este passo porque estamos com a Claranet. Mas desde 2005, quando começamos, entendemos que este era o caminho.”

Segundo ele, as empresas que ainda não trabalham com nuvem, cedo ou tarde terão de começar sua jornada para cloud. “Primeiro porque é mais barato, segundo que é mais seguro. É um caminho sem volta.”

Além disso, a tendência atual é migrar para a cloud pública. “É só uma questão de tempo para as empresas aceitarem que o caminho é a cloud pública. O que existe é um paradigma, sobre se será segura ou não. Mas, com empresas que oferecem tanta segurança quanto a cloud privada, a tendência natural é que todos migrem. Há grandes vantagens, muitas ferramentas e com o suporte de uma empresa que conhece seu business como a Claranet ficará mais fácil”, garante Reis.

Mas ele destaca que estar na nuvem hoje, para as grandes empresas, é requisito para ter um negócio de BPO. “As empresas nem cogitam de chamar para uma concorrência. Além disso, exigem várias certificações de infraestrutura, fazem parte da RFP (Request for Proposal) e já começam agora a exigir a certificação de serviços”, adverte.

Os benefícios da utilização da cloud Claranet

O suporte de atendimento da Claranet está entre os principais benefícios para a Populis. Reis destaca que encontrou na Claranet tudo que ele procurava em um data center: a confiabilidade, a segurança, a competência, o nível dos profissionais, entre outros.

“O suporte é fundamental nesta área, por melhor que seja o data center, pois problemas acontecem. E a Claranet sempre nos auxilia a resolver as questões que surgem no dia a dia. Então eu destaco o suporte que ela nos dá. Desde o primeiro atendimento até quando eu preciso escalar sou muito bem atendido.”

Além disso, com a contratação da Claranet, a Populis conseguiu baixar o custo unitário de CPU. “Hoje estamos avaliando a melhoria deste custo, por isso a decisão de avaliar a cloud pública para ver se reduzimos nos casos possíveis os custos da nossa infraestrutura. E estamos fazendo isso com o auxílio da Claranet”, afirma Reis.

O diferencial da parceria com a Claranet

Para Reis, a estrutura da Claranet é o grande diferencial da empresa. “Para nossos clientes saber que estamos com a Claranet, pois muitos têm contato com o time, causa o maior impacto, pela estrutura, performance, nível profissional, conhecimento, eficiência e segurança que ela passa. Os clientes mais exigentes ficam satisfeitos em saber que o processamento de seus dados está a cargo da Claranet”, garante.

Para Reis, a Populis teve a sorte de estar no lugar certo, na hora certa, fazendo a coisa certa ao contratar a Claranet. “Se tivéssemos ficado com o provedor antigo, certamente teríamos problemas, mas a Claranet apareceu na hora certa. Com a rápida mudança conseguimos manter nosso nível de atuação.”

Para os clientes, o CIO ressalta também que o melhor benefício que um data center pode dar é ser transparente. “Quando ele aparece muito, passa a ser um problema. Isso porque o cliente quer serviços funcionando 24/7 ininterruptamente. Se algo falha, aí o data center aparece. Então ele não ser citado é sinal de que tudo está bem”, explica.

“Agora nosso maior benefício é quando, na hora da venda dos meus serviços, digo que tenho o suporte da Claranet e sugiro uma visita ao site. É neste momento que mostro que sou bem atendido por eles e o cliente fica seguro em contratar nossos serviços”, afirma.

O futuro da parceria com a Claranet

Reis pretende agregar novos serviços em parceria com a Claranet. “Temos um bom suporte de banco de dados, infraestrutura com ótima performance e agora vamos iniciar com a nuvem híbrida. Estamos com um bom suporte.”

E o executivo não descarta a possibilidade de surgirem outras necessidades ou novas tecnologias. “O mercado deve exigir mais algum outro serviço desta área e teremos de migrar para isso também. Então para todas as novidades que surgirem podemos contar com o apoio da Claranet. Eu diria então que o mercado e as novas soluções tecnológicas irão levar a Populis a novos negócios e parcerias”, conclui.

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